Минфин приказом от 16.04.2021 № 62н ввел новый федеральный стандарт бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (ФСБУ 27/2021), который вступит в силу с 1 января 2022 г. Рассмотрим его основные положения.
Структура нового ФСБУ
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее – Стандарт) содержит 5 разделов:
- Общие положения.
- Требования к документам бухгалтерского учета.
- Исправление документов бухгалтерского учета.
- Хранение документов бухгалтерского учета.
- Документооборот в бухгалтерском учете.
Бухгалтерские документы: как много в этом термине
Исходя из терминологии нового стандарта, документы бухгалтерского учета – это не только первичные документы, но также и регистры бухгалтерского учета.
В качестве первичных учетных документов Стандарт называет:
- договор,
- кассовый чек,
- квитанцию об оплате,
- авансовый отчет,
- судебный акт,
- торговый товарный счет.
Общее условие: документы содержат все обязательные реквизиты первичного документа. При этом Стандарт уточняет и дополняет нормы Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402). Например: дата составления документа в общем случае – это дата его подписания.
Стандарт регламентирует:
- правила оформления, исправления и хранения бухгалтерских документов;
- правила документооборота между экономическими объектами, за исключением бюджетной сферы учета.
Особые моменты
- Первичные документы и регистры бухучета составляйте на русском языке. По документам на иностранном языке нужен построчный перевод на русский.
Исключение: требование законодательства или правил страны, в которой ведется деятельность организации за пределами Российской Федерации, в составлении документов бухгалтерского учета на языке этой страны. В то же время регистр бухгалтерского учета все равно должен быть составлен с построчным переводом на русский язык.
- Регистры ведите в рублях. А если оценка в инвалюте – и в рублях, и в этой валюте. Исключение – случаи, когда иное устанавливают другие ФСБУ.
- Требований к электронной подписи Закон № 402-ФЗ и Стандарт не содержат. Экономический субъект может составлять документы на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Перечень лиц с правом подписывать документы утверждает руководитель организации.
- По электронным документам должна быть возможность изготовить их бумажные копии.
Исправление документов
Стандарт (разд. 3) четко определяет, что ошибки в оформлении документов бухучета надо исправлять. Причем свои правила исправления – для бумажного носителя, и свои – для электронного.
Исправление в бумажном документе выполняем путем зачеркивания ошибочного текста (суммы) и указания исправленного текста (суммы) над зачеркнутым. Исправление обязательно сопровождаем надписью «Исправлено». Ставим дату исправления. В завершение получаем подписи лиц, которые составили документ. Указываем их должности, фамилии и инициалы.
Исправление первичного электронного документа оформляем путем составления нового, исправленного электронного документа. Новый документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального, дату исправления, а также – по аналогии с бумажным исправлением – электронные подписи лиц, составивших документ. Также должны быть указаны должности, фамилии и инициалы. Крайне важно: средства воспроизведения нового электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Регистры исправляем также, как и первичку.
Хранение документов
По общему правилу организация должна хранить подлинники документов бухучета. Не важно как они составлены – на бумаге или электронно. Где хранить? И документы, и базы данных – на территории России (п. 25).
Если правила страны, где компания ведет деятельность, требуют хранить документацию на территории такой страны, придется это сделать.
Доступ к первичным документам, а также к регистрам бухучета определяет сама компания. Обязательно информировать главбуха, где что лежит, или аутсорсера, если доверили учет ему.
Если потеряли бумаги или испортили и дальше их невозможно использовать, организация должна принять все возможные меры по их восстановлению.
Документооборот
Документооборот согласно Стандарту – это движение учетных документов в организации с момента их составления до завершения исполнения.
Бухгалтерский документооборот организует руководитель экономического субъекта. Главная цель – своевременно отразить объект бухгалтерского учета в бухгалтерском учете, а также передать первичку для регистрации в регистрах бухгалтерского учета. Венчает весь учет составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.
За непосредственную работу с документами отвечают те, кто их составляет и подписывает. А именно менеджеры по работе с документами отвечают за эти задачи:
- своевременное оформление первичных учетных документов;
- достоверность содержащихся в документах данных;
- передача бумаг в установленные сроки в бухгалтерию, для отражения в бухгалтерском учете.
В учетных системах «1С» необходимые изменения разработчик учтет к началу нового года, когда Стандарт вступит в силу. Следите за выходом очередных версий программы.
Что надо знать о новом стандарте
|
Сфера применения стандарта
|
- Стандарт распространяется на все экономические субъекты, исключение составляет бюджетная сфера деятельности.
- Центральный банк России, который осуществляет регулирование деятельности кредитных и некредитных финансовых организаций, определяет особенности применения некоторых положений стандарта;
- Стандарт регламентирует только первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета и не распространяется на бухотчетность, а также на иные документы бухгалтерского учета, указанные в Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
|
|
Термины
|
- Определен термин «дата составления первичного учетного документа»;
- Введено понятие «оправдательный документ».
|
|
Деятельность за пределами РФ
|
- Определены особенности составления и хранения документов при ведении организацией деятельности за пределами Российской Федерации.
|
|
Общие требования к регистрам
|
- Отражены положения, которые определяют, что должна обеспечивать система регистров бухгалтерского учета, принятая организацией.
|
|
Исключение дублирующих положений
|
- Из стандарта исключены положения, дублирующие нормы Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и других регулирующих актов.
- Исключены устаревшие положения и излишние требования.
|
